Pokud se vaše poštovní schránka aplikace Outlook 2019/365 zaplní, bude vám zaslána e-mailová zpráva, která vám sdělí, že se vaše schránka blíží kvótě. Pokud velikost poštovní schránky nesnížíte, nebudete moci odesílat e-maily a budete dostávat e-mail s nápisem „Vaše poštovní schránka přesahuje limit velikosti“ .
Kvóta pro e-maily je obvykle nastavena administrátorem Microsoft Exchange ve vaší organizaci. V některých případech vám administrátoři mohou poskytnout více místa, pokud je kontaktujete. Funkci Osobní složky v aplikaci Outlook můžete také použít k ukládání položek aplikace Outlook lokálně na pevný disk. Položky v osobní složce se nezapočítávají do vaší kvóty.
Samozřejmě, že je nejlepší udržet pořádek a vyčistit některé věci, které nikdy nebudete potřebovat. Vyčistit poštovní schránky, postupujte takto.
Možnost 1 - Nástroj pro vyčištění
Poznámka: Tyto kroky jsou určeny pro verzi systému Windows aplikace Outlook. Tato funkce není k dispozici ve verzi MacOS.
- Přejděte na „ File “> „ Cleanup Tools “> „ Cleanbox “.
- Na obrazovce „ Vyčištění poštovních schránek “ můžete zvolit „ Vyhledat položky starší než “ určitý počet dnů, nebo „ Určit položky větší než “ určitou velikost. Osobně se snažím najít položky větší než 250 kilobajtů, pak vyberte „ Najít… “.
- Průvodce vyhledá zprávy, které splňují kritéria hledání. Na obrazovce „ Rozšířené hledání “ můžete odstranit všechny nechtěné položky.
Jakmile odstraníte všechny nechtěné položky, vyprázdněte složku „ Odstraněná pošta “ kliknutím pravým tlačítkem myši a výběrem „ Prázdná složka “.
Možnost 2 - Ruční odstranění
- Při prohlížení pošty v aplikaci Outlook klepněte pravým tlačítkem myši na e-mailovou adresu v levém podokně a vyberte možnost „ Vlastnosti datového souboru “.
- Zvolte tlačítko „ Folder Size… “.
- Podívejte se, které složky mají největší velikost. Tyto informace použijte k cílení složek, ze kterých chcete ručně odstraňovat e-mailové zprávy.
